Prosedur Perusahaan Mengikut Tender
Entrepreneur, yang memiliki perusahaan, kadang menerima undangan untuk mengikuti tender memasok barang/jasa atau membangun proyek dari instansi pemerintah atau perusahaan lain. Selain lewat surat, pemberitahuan tender juga bisa ditemukan di surat kabar nasional. Dalam undangan akan terdapat informasi mengenai nama perusahaan pengundang, alamat, bidang usaha, transaksi bisnis yang ditenderkan, batas waktu, persyaratan, prosedur, dan dokumen tender yang diperlukan. Peserta tender minimum dua perusahaan, biasanya lebih dari itu.
Nilai tender biasanya cukup besar. Seringkali, transaksi yang ditenderkan mengandung komponen mata uang lokal dan asing. Contoh tender skala besar misalnya pembangunan proyek infrastruktur publik, seperti jalan tol, pelabuhan; atau pembangunan gedung, seperti gedung perkantoran, apartemen, hotel, atau anjungan migas lepas pantai (oil and gas offshore rigs); atau pembangunan kapal angkut barang. Adapun contoh tender skala menengah misalnya pengadaan pasokan bahan baku atau suku cadang bagi perusahaan besar. Ikut bersaing dalam tender pengadaan barang atau jasa, apalagi membangun proyek, bukan pekerjaan mudah. Apalagi jika spesifikasi produk atau teknologi yang digunakan rumit dan mutakhir. Bagi pengusaha yang baru pertama kali mengikuti tender, hal ini membutuhkan keahlian teknis untuk menganalisa proyek/produk yang ditenderkan dan mengenali organisasi pengundang tender. Selain itu, butuh keahlian menilai kekuatan dan kelemahan peserta tender lainnya.
Untuk transaksi dalam nilai besar, tender biasanya dilakukan dalam dua tahap, yakni tender prakualifikasi (pre-qualification bid) dan tender komersial (commercial bid). Persaingan harga antara para peserta tender baru akan terjadi pada tahap kedua, yaitu dalam tender komersial.
Bagi perusahaan publik, seluruh pelaksanaan tender harus dilakukan secara transparan. Sebab, sejak awal tahun 2000an, perusahaan publik harus mengikuti prinsip good corporate governance (GCG). Melaporkan informasi tentang kegiatan usaha, termasuk menyelenggarakan tender secara transparan merupakan salah satu prinsip GCG.
Tender Prakualifikasi
Dalam tahapan ini, perusahaan pengundang tender ingin mendapatkan kepastian bahwa peserta tender adalah badan hukum yang sah, memiliki ijin usaha, dikelola manajemen yang profesional, mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman tentang transaksi bisnis yang ditenderkan, tidak pernah melanggar hukum, dan kondisi keuangan perusahaan dalam keadaan sehat. Selain itu, peserta mempunyai tim tenaga ahli untuk melaksanakan proyek atau transaksi bisnis yang ditenderkan. Jika semua memenuhi syarat, perusahaan perserta layak mengikuti tender.
Untuk tender internasional, peserta tender wajib memiliki peringkat atau credit rating grade “A” menurut penilaian Standar & Poor atau grade “A2” menurut penilaian Moody. Standar & Poor dan Moody adalah perusahaan pemeringkat (credit rating company) yang diakui secara internasional.
Apabila peserta tidak termasuk dalam daftar peringkat Standar & Poor atau Moody, pengundang tender akan meminta peserta mendapatkan jaminan finansial (financial guarantee) dari salah satu bank yang dianggap kredibel oleh pengundang.
Sebelum tanggal penutupan tender, setiap peserta (bidder) menyatakan secara tertulis dan rahasia, biasanya dalam amplop tersegel, tujuan mengikuti tender. Surat pernyataan mengikuti tender ditujukan kepada komite tender perusahaan pengundang, dan dilampiri sejumlah dokumen. Dokumen yang dibutuhkan antara lain:
- Nama dan alamat peserta, telepon, faks, e-mail,
- Akta pendirian, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perusahaan,
- Salinan surat ijin usaha dan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP),
- Surat kuasa perusahaan,
- Di Indonesia, peserta tender diwajibkan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP),
- Menyampaikan rencana teknis (technical proposal) untuk melaksanakan pembangunan proyek yang ditenderkan,
- Laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, dan laporan arus kas).
Disamping dokumen tersebut, peserta wajib mendapatkan jaminan bank (bid bond) sebesar kurang lebih 2% dari total nilai transaksi bisnis yang ditenderkan.Setelah tanggal penutupan tender prakualifikasi komite tender akan mengevaluasi kredibilitas semua peserta dan dokumen tiga tahun terakhir. Selanjutnya ketua komite tender akan mengumumkan para peserta yang lolos dari saringan tender prakualifikasi. Tender Komersial pada tahapan ini, peserta yang lolos tender prakualifikasi dapat mengajukan surat berisi :
“ penawaran harga dan memanyatakan telah memahami ketentuan tender yang telah ditentukan komite tender ”
- Surat pernyataan itu dilampiri rencana kerja yang mencakup rencana teknis, administrasi, keuangan (jika sumber pendanaan dari luar perusahaan), dan kadang disertai surat dukungan dari supplier. Beberapa bank yang bersedia menjamin debitur antara lain, Citibank, HSBC, Sumitomo Mitsui, Deutsche Bank, dan sebagainya.
Dalam tender pasorak barang, komite tender menawar harga CIF (cost, insurance, freight) sampai ke tempat tujuan. CIF berarti harga yang diminta komite sudah ditambah premi asuransi dan biaya angkut barang. Memutuskan Mengikuti Tender, sebelum melangkah lebih jauh, peserta yang memutuskan mengikuti tender harus mempersiapkan diri agar tidak kalah atau mengundurkan diri pasca tender prakualifikasi. Kedua kemungkinan ini akan mengakibatkan kerugian uang. Itu sebabnya, peserta tender harus meneliti kriteria dan ketentuan transaksi yang ditenderkan, menganalisa kemampuan perusahaan memenuhi kriteria tersebut, dan memprediksi kemenangan tender.
Contoh Tender Perusahaan
Contoh diatas adalah Pengumuman Pelelangan Umum yang dilakukan melalui media massa. Pengumuman Pelelangan itu dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa dari suatu instansi Pemerintah (KPK). Dari pengumuman itu terlihat bahwa instansi pemerintah tersebut telah membentuk suatu Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang khusus ditugaskan untuk melaksanakan tender. Perusahaan-perusahaan peserta Pelelangan/Tender harus memenuhi syarat-syarat kualifikasi sumber dana, perpajakan dan syarat-syarat administratif suatu badan usaha.
Dokumen Lelang/Tender dapat di download dari website instansi atau diambil di Panitia Tender. Aanwijzing yaitu penjelasan dari Panitia Tender sehubungan dengan Dokumen Lelang/Tender, Spesifikasi Barang dan Jasa yang di tenderkan, Rencana Kerja dan Syarat (RKS) Pengadaan Barang dan Jasa, bentuk Kontrak atau Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa, serta hal-hal lain sehubungan dengan pelaksanaan tender dimaksud.
Setelah melalui tahap aanwijzing maka setiap badan usaha peserta tender akan mempersiapkan dan mengajukan Surat Penawaran atas Barang dan Jasa yang di tenderkan. Surat Penwaran dialamatkan langsung kepada Panitia Tender. Dilarang mengirimkan surat penawaran kepada orang perorang anggota panitia lelang atau pejabat Iainnya, terutama jika tender dilakukan oleh instansi pemerintah.
Surat Penawaran yang asli harus dibuat diatas Kepala Surat perusahaan, bertanggal, bermeterai cukup, dan di cap dan tandatangani oleh pimpinan perusahaan. Surat Penawaran beserta berkas lampirannya dimasukkan kedalam sampul tertutup. Panitia Tender pada saat menerima sampul tertutup yang berisikan surat penawaran dan lampiran berkasnya akan memberi surat tanda terima dimana di cantumkan nama perusahaan perserta tender, jam dan tanggal penerimaan. Catatan yang sama dibuat pada sampul Iuar Dokumen penawaran Tender.
Semua dokumen penawaran tender akan dimasukkan kedalam kotak penyimpanan yang dikunci dan disegel oleh panitia tender. Sesuai Dokumen Tender maka panitia Tender akan membuka kunci dan Segel kotak penyimpanan semua surat dan dokumen penawaran pada tanggal dan jam yang ditentukan. pembukaan kotak dokumen penawaran dilakukan dihadapan semua perusahaan peserta tender yang hadir sebagai saksi-saksi. Setelah pembukaan kotak maka panitia tender akan membuka semua sampul surat penwaran yang ada dalam kotak dan membacakannya satu persatu dihadapan saksi yang hadir. Dalam pembacaan ini mula-mula akan dipilih dan ditentukan surat penawaran yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis yang telah ditentukan dalam dokumen tender. Yang tidak memenuhi persyaratan tersebut akan ditolak sebagai peserta tender.
Surat penawaran tender yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis akan diterima oleh panitia tender sebagai peserta tender, dan akan mengikuti tahap-tahap pemilihan berikut untuk menentukan perusahaan pemenang tender. Tahap-tahap pemilihan berikut adalah penentuan dari penawaran barang dan jasa yang terbaik. Kemudian penentuan jaminan finansial peserta tender yang memenuhi persyaratan, pengalaman dan reputasi peserta tender dipertimbangkan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan. Peserta tender yang lolos dari tahap pemilihan tersebut diatas selanjutnya akan mengikuti pemilihan berdasarkan harga penawaran terbaik dan termurah untuk menentukan peserta pemenang tender. Setiap tahap pemilihan tersebut diatas masing-masing dicatat dan dibuat dalam suatu Berita Acara.
Referensi :
http://www.majalahduit.haeruddinahmad.com/panduan-mengikuti-tender-proyek-untuk-pemula-bagian-i/
http://zechreich.wordpress.com/2011/01/07/contoh-proposal-tender-it/
.jpg)
